Las 10 claves para una mudanza de oficinas organizada

Por Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.

Mudarse sin stress es posible. A la hora de realizar la mudanza de una compañía, hay que pensar en cada etapa del proceso sin que ninguna de ellas afecte variables como el clima laboral o productividad de la empresa, por lo que lo que es fundamental coordinar correctamente todos los aspectos involucrados para lograr una relocalización exitosa.

1. Cuánto
Es fundamental estimar la superficie necesaria de la nueva oficina en función de los espacios que se necesiten actualmente para el negocio (espacios colaborativos o menos salas de reuniones, por ejemplo). Hay dos errores muy comunes: 1) Creer que si se cuenta con x % más de colaboradores se necesitará el mismo porcentaje de aumento de espacio, y 2) Proyectar en función de los metros cuadrados que tiene la oficina actual.
Hay que tener en cuenta que cada espacio tiene distinto rendimiento de acuerdo con sus características particulares como la geometría o la disposición de las columnas, que influyen decisivamente en su aprovechamiento. Es decir, cada metro cuadrado puede ser mucho más rendidor en una alternativa que en otra.
Tip: el nuevo espacio de trabajo debería ser útil por varios años, de manera que no hay que olvidar el crecimiento proyectado e incluirlo en la estimación de la superficie necesaria.
2. Dónde

Las variables más usuales para definir el lugar son: la ubicación de clientes y proveedores, el lugar donde viven los empleados, los servicios con los que cuenta la zona y los medios de transporte (como factores primordiales).
En cuanto al edificio, es importante tener en cuenta el estacionamiento, la seguridad del inmueble, la zona y la imagen que aportará a la empresa.
A la hora de evaluar el precio, hay que incorporar a la ecuación los costos relativos a la obra (y su amortización en el contrato de arriendo), la operación, el mantenimiento y los impuestos.
Tip: algunos valores de venta o alquiler parecen más atractivos de los que realmente son.
3. Los cambios

Una mudanza es el momento ideal para incorporar cambios en los usos y costumbres de la organización. Es una gran oportunidad para repensar el modo en el que trabaja la compañía e incorporar estos nuevos criterios a la conceptualización del espacio de trabajo.
Es sumamente importante acompañar todo el proceso con un plan de Change Management, cuyo objetivo es lograr una transición dinámica y armoniosa. Esta estrategia de gestión del cambio se anticipa a él, lo planifica y prevé el impacto que pueda tener, estudiando las necesidades particulares de cada organización y adaptándose a ellas para generar un plan adecuado y a medida.

4. El liderazgo
La decisión de trasladar una oficina corporativa se define en los más altos niveles jerárquicos de una organización, pero el aspecto operativo del traslado normalmente corresponde a los mandos medios.
Resulta imprescindible empoderar claramente al líder del proyecto y validar un procedimiento efectivo y ágil para la toma de decisiones.

5. Los números
Lo que más preocupa a las compañías que enfrentan una mudanza es cómo lograr cuantificar de antemano el monto de dinero que implicará todo el proceso, por lo que conocer anticipadamente este monto es fundamental.
Está comprobado que una exhaustiva planificación estratégica que abarque desde el momento de la búsqueda del nuevo inmueble hasta la mudanza final (incluyendo el proyecto arquitectónico, la obra y el equipamiento), permite hacer una evaluación certera y evita la aparición de gastos inesperados.
Si se pretende llevar adelante la obra por administración de contratos separados (proyecto, muebles, cableado, cielorrasos, alfombra, etc.) es recomendable contratar a una empresa que provea el servicio de Project Management con un contrato de Precio Máximo Garantizado. Otra alternativa es la obra Llave en Mano, en la cual el valor final de la obra está asegurado antes de comenzar.
6. Contra reloj

Establecer la fecha precisa de la mudanza es imprescindible, y la asertividad en este dato va a permitir planificar adecuadamente las etapas del traslado minimizando los tiempos e impactando menos en la productividad de la organización.
La logística de la mudanza tiene muchas variables a considerar: la fecha de finalización de la obra, los traslados físicos, la conectividad, el empaque, etc. Hay servicios especialmente destinado a este tipo de logística, a partir del cual se gestionan y coordinan las distintas etapas de la relocalización corporativa para lograr un proceso eficiente y exitoso.
Tip: es fundamental asegurar el procesamiento de los pagos comprometidos en tiempo y forma para asegurar el proceso previamente pautado.
7. Cómo

El flujo de trabajo, la imagen corporativa y el perfil del staff son datos irremplazables para elaborar un buen análisis de cómo debe ser el nuevo espacio de trabajo. Es aconsejable asignar los metros cuadrados conforme a las reales necesidades de espacio y no de acuerdo con las jerarquías (por ejemplo, un mando alto, quien supuestamente debería tener un despacho más amplio, es el que menos tiempo está en su oficina).
También es conveniente incrementar la cantidad y tipo de espacios destinados al trabajo colaborativo y a la interacción entre los empleados: espacios multifuncionales, cómodos, estimulantes y atractivos, que generen un buen ambiente, aumenten la productividad, el sentido de pertenencia y fomenten la creatividad.
Workplace Strategy (o estrategia de gestión del espacio de trabajo) es justamente un enfoque orientado a mejorar la utilización del espacio de trabajo, que interviene sobre su configuración para hacerlo más eficiente. Se analizan y comprenden los requerimientos de una organización para recomendar soluciones que satisfagan sus necesidades actuales y futuras.
8. Charlas de pasillo

El desafío es lograr un traslado exitoso sin que se vean perjudicados la productividad ni el clima interno de la compañía. Para ello es aconsejable programar una comunicación eficiente del proyecto, que haga foco en los motivos y los beneficios del cambio, las características del nuevo espacio y la nueva zona, que anticipe los momentos clave del proceso e involucre a los líderes naturales en el mismo.
Implementando la comunicación correcta, se logrará minimizar las ansiedades y generar una corriente positiva que favorezca el proceso de cambio.
9. El Día D

Esta instancia es mucho más que el simple hecho físico de movilizar objetos, sino que implica diseñar un plan en etapas que evite que la compañía pierda operatividad, coordinando rigurosamente el guardado de documentación, el traslado del equipamiento y la puesta en funcionamiento de los servidores y otros equipos técnicos.
10. Un nuevo comenzar

Una vez que la compañía está instalada en la nueva oficina comienzan a surgir una serie de necesidades que hay que atender: olvidos, ajustes en instalaciones, retoques de pintura deteriorada en la mudanza, etc.
El equipo de contratistas que estuvo trabajando en la obra llega exhausto a esta instancia y no suele tener la mejor predisposición para encargarse de estos temas menores y que requieren respuesta inmediata. Entonces, es recomendable que un nuevo equipo se encargue de llevar adelante las tareas en esta etapa. Lo ideal es que este team se haya incorporado al proceso con anterioridad a fin de estar al tanto del proyecto.
La mejor solución es que la empresa contratada tenga un área específica para este fin, de lo contrario, una alternativa viable sería involucrar en esta instancia al equipo que se ocupará del mantenimiento y la operación del espacio de trabajo durante la vida útil de la oficina.
Para tener en cuenta…

Las reubicaciones más exitosas son aquellas en las que los clientes no se percatan de que la organización se ha mudado hasta que esta se ha completado. Y para esto hace falta no solo tener una excelente planificación sino también el mejor equipo de trabajo, porque al final la calidad profesional y humana de las personas involucradas es lo que hace la diferencia.