Claves para organizar el espacio de trabajo de acuerdo con las actividades.

Claves para organizar el espacio de trabajo de acuerdo con las actividades.
● Organizar el trabajo de acuerdo con las actividades es una estrategia de diseño en la que se propone un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a todas las tareas que se llevan a cabo dentro de una oficina.
● Un estudio llevado a cabo por la consultora Leesman puso en evidencia que las oficinas organizadas de acuerdo con las actividades promueven la satisfacción de los empleados en aspectos clave del trabajo en sí, al mismo tiempo que producen mejoras importantes en las características físicas del espacio de trabajo.


A pesar de los avances de la tecnología y de las grandes transformaciones que están experimentando las formas de trabajo, todavía hay muchas personas que realizan todas sus tareas en entornos estáticos y fijos: las llamadas telefónicas, las charlas informales, el trabajo de concentración, todo se lleva a cabo dentro del dominio de los metros cuadrados asignados. Y mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales permanecen vacíos una gran parte del tiempo, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para el trabajo en equipo, para sesiones creativas o presentaciones. Esto indica que, para el trabajo que se realiza actualmente, las personas necesitan otro tipo de espacios.
Frente a esta realidad, las organizaciones comenzaron a replantearse tanto su modo de trabajar como la forma en la que usan el espacio físico, adoptando una tendencia que está ganando cada vez mayor peso: el trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW por su sigla en inglés). El arquitecto Fernando Marconi, Gerente de Arquitectura y Diseño de Contract Workplaces, compañía regional líder en diseño, conceptualización y construcción de espacio de trabajo, explica: “el ABW es una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio”. De acuerdo al experto, esta modalidad reporta varios beneficios que van desde una mayor satisfacción y productividad de los empleados hasta una disminución de los gastos de operación de la empresa.
Entornos ABW bajo la lupa

El trabajo basado en la actividad no es un concepto nuevo y si bien se viene aplicando desde hace algún tiempo, aún se están realizando investigaciones acerca del impacto que tiene sobre la productividad de las empresas y el bienestar de los empleados. La consultora Leesman, líder global en medición de efectividad de los espacios de trabajo -difundió los resultados de un estudio reciente que fue llevado a cabo a lo largo de un año entre más de 70.000 empleados, de los cuales casi el 10% trabajaba en espacios ABW[1]. La investigación se orientó a medir el impacto del programa y cuáles son sus aspectos más importantes, los beneficios y los riesgos.
Los resultados revelan que las organizaciones que adoptaron espacios ABW cuentan –en relación con aquellas que no lo han hecho– con una mayor capacidad de creatividad y colaboración, al mismo tiempo que sus empleados gozan de mayores beneficios personales. Pero, como contrapartida, han perdido la posibilidad de personalizar el entorno. El informe también puso en evidencia que los mejores ambientes ABW promueven la satisfacción de los empleados en aspectos clave del trabajo (como las reuniones) al mismo tiempo que producen mejoras importantes tanto en las características físicas como en los servicios que ofrece el espacio de trabajo. A continuación, algunas conclusiones destacadas sobre las áreas afectadas:
1. Trabajo de concentración individual: en relación con los espacios de trabajo tradicionales, los entornos ABW no muestran mejores resultados para la satisfacción de los empleados cuya tarea está orientada al trabajo individual que habitualmente se lleva a cabo en un puesto fijo.
2. Pensamiento creativo: para la mayoría de los encuestados, especialmente para aquellos con los perfiles más altos de movilidad, los ambientes ABW superan al resto de los entornos en lo concerniente a favorecer el pensamiento creativo.
3. Confidencialidad: en este aspecto, el rendimiento del entorno ABW no se ponderó ni mejor ni peor que otros lugares de trabajo. Pero para los empleados con el perfil más alto de movilidad ofrecen una mayor satisfacción.
4. Reuniones informales: este es un ámbito en el que los espacios ABW califican con los niveles más altos de satisfacción en los cuatro perfiles de movilidad, con verdadero potencial para ofrecer un beneficio real a los empleados.
5. Colaboración: en lo que se refiere a la colaboración, la diferencia de rendimiento entre los espacios ABW y los que no lo son es bastante pareja. Las cifras no revelan que se trate de un aspecto clave.
6. Reuniones planificadas: existe una evidencia mínima a favor de los entornos ABW que indica que proveen mejor apoyo a las reuniones planificadas tanto para las salas grandes como para las pequeñas. Sin embargo, los "quiet rooms" tienen una alta valoración y mejoran el rendimiento de los espacios ABW.
7. Uso del papel: casi todos los espacios ABW registran una satisfacción más baja que la media en lo relativo al derroche del papel y los materiales de oficina, lo cual indica un aspecto que habrá que revisar para alcanzar una política adecuada.
8. Variedad de espacios: este es uno de los componentes más importantes para el éxito de un entorno ABW para los cuatro perfiles de movilidad.
9. Áreas de trabajo informales: las áreas de trabajo informales y las zonas de break-out son uno de los dos ingredientes fundamentales para lograr un entorno ABW exitoso para los cuatro perfiles consultados.
ABW en mi compañía: ¿sí o no?

En Argentina, organizar el trabajo de acuerdo con las actividades es una tendencia que ha ido en aumento en los últimos años, al igual que la planta abierta u open space. “Su implementación va de la mano con una cultura organizacional flexible y es más frecuente asociarla a ciertos rubros, como empresas de tecnología, servicios, diseño, comunicaciones, consumo masivo, entre otras”, reflexiona Marconi. Más allá de los resultados que arroja la investigación, el experto señala que para diseñar un entorno ABW eficiente resulta imprescindible un análisis previo de la compañía: “el primer paso es evaluar la cultura, las dinámicas de trabajo, los procesos y el tipo de tarea desarrollada por cada área a intervenir. Esto nos permitirá identificar qué posiciones necesitan mayor flexibilidad, qué colaboradores tienen mayor movilidad, cuáles tienen posiciones más estáticas, cuáles requieren un lugar más personalizado, además de comprender cuáles son los espacios adicionales que requiere la organización. Con esta información, se puede realizar una propuesta de layout balanceada, que proporcione un mejor equilibro entre los puestos de trabajo individual y los espacios complementarios que darán soporte a las necesidades específicas de cada tarea”.
En las oficinas bien planificadas, cada metro cuadrado cuenta para hacer rendir la superficie y convertir el lugar de trabajo en un ámbito confortable y eficiente, tanto para los empleados como para los empleadores. Organizar el espacio de trabajo en base a las actividades puede contribuir a aumentar la productividad y satisfacción de sus colaboradores, sin embargo, “no existe una única solución para todos sino que cada compañía debe adecuar el programa de ABW de acuerdo con sus necesidades y sus objetivos, lo que puede traducirse como una solución global o restringida tan solo a algunos equipos o áreas específicas dentro de la organización”, concluye el especialista.
Acerca de Contract Workplaces

Contract Workplaces es la empresa regional líder en conceptualización, diseño y construcción de espacios de trabajo. Sus servicios integrales incluyen la consultoría en workplace strategy, diseño, proyecto arquitectónico, construcción, tecnología, logística de mudanza, change management y servicios de post ocupación.
Desde hace veinte años, la compañía desarrolla oficinas de alta performance adaptadas a las necesidades de cada organización y alineadas con las últimas tendencias mundiales en arquitectura corporativa. Cuenta con actividades en Argentina, Chile, Uruguay, Perú, México, Ecuador, Colombia, Paraguay, Brasil y Bolivia, un equipo de más de 300 profesionales altamente especializados y supera el millón de metros cuadrados construidos en la región.
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